第1章　総則

（趣旨）

第1条　この規程は金沢法友会会則（以下「会則」という。）第11条第5項及び第12条第4項の規定に基づき、金沢法友会（以下「法友会」という。）において名誉会員及び支援員の名簿（以下「名簿」という。）を作成、管理及び利用するにあたり、個人情報の観点から名簿を適正に取り扱うことに関し必要な事項を定める。

（名簿及び名簿管理簿の定義）

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

1　名簿　法友会名誉会員及び支援員の氏名、職業、連絡先等が記載されたものをいう。

2　名簿データ　紙やCD上に名簿の情報が記載されたものをいう。

3　名簿管理簿　名簿の更新情報の1次記録及び名簿閲覧の申請に対する対応、名簿配布時の記録が記載されたものをいう。

4　瀬金車名簿の作成、管理において職務を執り行う者をいう。

（利用目的）

第3条　名簿は、次の各号に掲げる事項に利用することを目的として作成する。

1　名誉会員と法友会との連絡

2　名誉会員と法友会会員との連絡

3　名誉会員相互の連絡

4　支援員と法友会との連絡

（目的外利用の禁止）

第4条　名簿は、記載本人の同意がなければ目的外の利用をしてはならない。

（名簿管理責任者）

第5条①責任者は財務部長とする。

②責任者は、自身の判断又は幹事長の指示により名簿の登録、修正又は削除を行う。

③責任者は名簿データの不正閲覧がないことを、監査する。

 

第2章　名簿の作成及び管理

（名誉会員の登録）

第6条　名誉会員となる資格を有する者は別記様式第1に所定の事項を記載し、責任者に届け出ることにより、名誉会員となる。

（支援員の登録）

第7条　支援員となる資格を有する者は、別記様式第2に所定の事項を記載し、役員会及び顧問の許可を得ることにより、支援員となる。

（名簿の保存媒体）

第8条　名簿は紙媒体で取り扱う。

（名簿の保安）

第9条①名簿データまたは変更情報を記録した媒体及び当該記録内容を印字したものは法友会部室内の施錠できる保管場所に保管しなければならない。

②責任者は、不在の際は名簿データ又は変更情報を記録した媒体及び当該記録内容を印字したものを放置してはならず、且つパソコンのディスプレイ上に名簿を表示したままにしてはならない。

（名簿の廃棄）

第10条　名簿を記載した書類及び保存したCD等を廃棄する場合は、責任者又は幹事長の指示する工程により処理するものとする。

 

第3章　名簿の更新

（最新情報の保持）

第11条　責任者は、名簿を正確かつ最新内容に保持しなければならない。

（記載情報の変更）

第12条　名簿の記載情報の変更情報は、別記様式第3－1により責任者が記録する。

（変更情報の反映）

第13条　責任者は、定期総会に際して前条の変更情報を名簿に移記することによって、その更新を行う。

 

第4章　名簿の利用

（名簿の利用申請）

第14条　名簿の閲覧、配布を希望する者は別記様式第3－2により申請をし、責任者及び幹事長の許可を得なければならない。

（名簿閲覧の禁止）

第15条　支援員は、名簿を閲覧することができない。

（配布の方法）

第16条　名簿の配布は、名簿データが記載された紙により行われなければならない。

（名簿の利用申請への対応の記録）

第17条　責任者は、名簿の利用申請があった際の対応の記録を名簿管理簿に記載するものとする。

（電子的方法の送信の禁止）

第18条　名簿及び名簿データは、電子的方法により送信してはならない。但し、責任者及び幹事長の許可を得た場合はこの限りではない。

（個人情報漏洩の防止）

第19条　名簿を利用する者は、所持している名簿データが漏洩しないようにしなければならない。

 

第5章　補則

（不正利用）

第20条　名簿の不正利用を発見した者は、遅滞なく責任者、幹事長及び顧問に報告し、その指示を仰ぐものとする。

 

 

附則（平成22年12月3日）

第1条　この規程は、平成22年3月31日より施行する。

第2条　幹事会は会則附則第5条所定の者に相当と認める方法で本規程の周知徹底を行うものとする。

第3条　事務分掌規程第5条第2号中、「連絡先の管理に関すること」を「名簿の管理・作成に関すること」に改める。

 

附則

第1条　この規程は、平成30年6月28日より施行する。

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